货运险“代查勘、代理赔”的法律风险
齐艳铭
（中国人民财产保险股份有限公司，北京 100052）
内容摘要：国内货运险“代查勘、代理赔”（以下简称“双代”）是人保财险公司实行差异化经营战略的重要之举。其制度设计着眼于在全系统范围内优化理赔流程、降低运营成本、提升服务质量、塑造企业形象。“双代”制度实施以来，中国人保财险充分发挥其遍布全国的网络优势，极大地提升了“PICC”的品牌形象。但同时，“双代”制度却类似于一个人的“左手委托右手”，其始终面临着对外并不产生法律效力的风险。本文认为，人保财险只有与时俱进，不断开拓创新，努力变革“双代”管理中的某些环节，才能更好地实现差异化经营和精细化管理。
关键字：国内货运险 代查勘、代理赔 法律风险
一、国内货运险“双代”制度简介
货物运输保险标的具有流动性，实践中往往出现异地出险、异地索赔的现象。由于受时间和空间条件的制约，被保险人向承保公司的索赔显得极不方便。同时，国内货运险赔案的标的普遍较小，赔款金额相对偏低，保险标的异地出险后，承保公司赶赴异地理赔也是十分不经济的。因此，为了便捷被保险人索赔，加快理赔速度，降低理赔成本，原中国人民保险公司早在1989年就建立起了国内货运险“代查勘、代理赔”制度。
所谓国内货运险“代查勘、代理赔”，就是指国内货物运输保险标的流动到异地后并出险，被保险人可以直接向出险地保险公司报案，出险地公司接到报案后，按照权限代承保公司负责现场查勘、定损及理赔的一项管理制度。
出险地公司代查勘、代理赔工作完成之后，按照系统内部的清算制度，通过“出险地基层公司、出险地省级公司、总公司、承保方省级公司、承保方基层公司”的五级清算网络流转赔案的单证、数据和赔款，充分实现实物流、信息流和资金流的通畅，极大地提高了全系统的理赔效率。
从近两年的实践来看，人保财险公司实施“双代”制度取得了巨大的成就。据统计，2003年人保财险全系统共处理“双代”案件10990件，流转的赔款金额达1230.69万元；2004年处理赔案10018件，流转的赔款金额达1062.14万元。人保财险实施“双代”制度近16年以来的实践充分表明，“双代”管理制度极大地促进了国内货运险业务的发展。
二、国内货运险“双代”委托授权的方式
从以上对国内货运险“双代”制度的介绍中可以看出，出险地公司之所以有权代承保公司查勘、定损和理赔，完全赖于承保公司对出险地公司的委托授权。实务中，这种委托授权的方式主要有两种：即一般委托和个案委托。
所谓一般委托，亦可称为制度性委托，即出险地公司“代查勘、代理赔”的权限不是直接来自于承保公司的授权，而是基于总公司颁布施行的相关管理规定。一般委托的特点在于其权限的基础来自于总公司自上而下的管理制度，各分公司之间在总公司规定的范围内彼此拥有代查勘和代理赔的权限。个案委托是指保险标的在异地出险后，出险地公司发现理赔权限超过总公司规定的范围时，由承保公司直接针对该案的理赔权限进行授权的一种委托方式。相对于一般委托而言，个案委托更加灵活，它是对总公司管理规定的重要补充。而一般委托以总公司的管理规定为制度约束，因此与其说是分公司拥有了代查勘和代理赔的权限，倒不如说是分公司彼此之间互相承担了一项代查勘和代理赔的义务。
需要说明的是，个案委托仅仅适用于代理赔案件的授权，而且只能在超过总公司管理规定范围内的时候才可能适用。对于所有代查勘案件以及总公司管理规定范围内的代理赔案件的授权，是无需承保公司个案委托的。实践中，人保财险总公司规定赔款金额为5000元以上的代理赔案件须由承保公司做出个案委托。
应该指出的是，国内货运险“双代”的委托关系均发生在保险公司系统内部，委托关系的双方当事人即承保公司和出险地公司均是总公司所属的不同的两家分公司，均不具备独立的法人资格。从法理以及我国民法通则和合同法的规定来看，委托人和被委托人均应该是具有独立民事权利能力和民事行为能力的民事法律主体。因此，严格地从法律上讲，承保公司和出险地公司之间的委托关系是不具有法律效力的。形象一点来说，一般委托就好像是左右手之间的互相分工，个案委托就好像是左手委托右手。这种“左右手委托”发生在同一个法人主体内部，因此其对内便无所谓法律问题，对外当然也不产生法律上的效力。
三、“双代”委托授权面临的法律风险
从风险管理的角度来看，“双代”委托纵然具有方便、简捷等优点，但它不可避免地面临着一定的法律风险。如上所述，“双代”委托对外不产生法律上的效力，换言之，“双代”委托对被保险人等第三人均不具有法律效力。法院在审判的时候，一般也会遵循这样的原则，有关这点从以下一则案例中可见一斑。
新疆新粮中转贸易有限公司（以下称新粮公司）于2003年8月16日在黑龙江省三江农垦前进金穗粮油有限公司购买大米121吨，总价款199892元，同日于发货前在哈尔滨铁路局前进站某保险公司佳木斯分公司（以下简称佳木斯分公司）投保铁路货物运输保险，保险金额20万元，新粮公司为被保险人。2003年9月3日，货物运到目的地新疆阿图什市火车站，新粮公司发现所购大米因雨淋发生质变损坏，随即向佳木斯分公司报案。由于路途遥远，佳木斯分公司委托本系统的新疆克孜勒苏分公司（以下简称克州分公司）按照国内货运险“双代”管理规定负责代查勘工作，至于定损权限，佳木斯分公司要求克州分公司须及时与其沟通。克州分公司接到报案后，随即派人出现场查勘。查勘完毕，查勘员薛某电话告知佳木斯分公司损失情况为“两三千袋”。由于通讯信号及彼此方言等因素的干扰，佳木斯分公司把损失情况误听为“两三千块”，故佳木斯分公司在电话中口头同意克州分公司按照总公司“双代”管理规定代查勘及定损。
2003年12月末，被保险人新粮公司派人来佳木斯分公司索赔，依据是克州分公司出具的现场代查勘报告。查勘报告记载，保险货物全损810件，雨淋发酸多达3118件，损失金额为14万余元。佳木斯分公司一直认为货损金额不过“两三千块”，突然之间变成了“两三千袋”，金额竟高达14万余元，与其预期损失相距甚远。于是佳木斯分公司做出了拒赔的处理结果。
2004年7月23日，被保险人新粮公司将佳木斯分公司诉讼至新疆阿图什市人民法院，要求佳木斯分公司赔偿保险货物损失14万余元。佳木斯分公司委托某律师应诉，该律师在答辩状中提到：“克州分公司超越权限，我公司不应该承担赔偿责任”。法院在判决书中写到：“对被告及委托代理人称被委托人新疆克孜勒苏州阿图什市保险公司超越权限的辩解理由不予支持，因被告及被委托人属于行业的委托关系，本院不予审理。”最后，法院判决佳木斯分公司应赔偿被保险人新粮公司大米损失款14万余元。
本案中，法院判决书所指“行业的委托关系”并不正确，佳木斯分公司与克州分公司之间应该属于同一个法人系统内部的委托关系。尽管有此瑕疵，该院作出“不予审理”的判决结果还是符合法律基本精神的。
可见，国内货运险“双代”委托关系是不受法律管辖的，是法人内部的事情。进一步说，抛弃本案事实不论，单从证据学上来讲，即便克州分公司真的超出了委托权限，这种“越权”行为对外也是不产生法律效力的。
本案中，由于信息传递失真导致出险地公司超越权限代查勘和定损，在一定程度上具有偶然性。然而在实务中，出险地公司与被保险人之间恶意串通、夸大定损等导致承保公司超额赔付的现象却屡禁不止。可以说，承保公司与出险地公司虽同为一个系统内部的各家分公司，但由于彼此之间缺乏诚信，导致“双代”委托之间争议频繁。
由是观之，“双代”制度给保险公司理赔工作带来效率的同时，也无形中增加了公司的法律风险。
四、防范“双代”法律风险的若干建议
承保公司与出险地公司一旦因委托权限发生了争议，由于这种内部委托不具有法律上的效力，便形成了法律适用上的“真空地带”。如何防范“双代”法律风险，便成为保险实务中亟待解决的问题。
笔者建议，国有大型保险公司要在充分发挥系统全国网络优势的同时，还应该双管齐下，着手打造一个“内强管理、外协合作”的多层次、多渠道的灵活的“代查勘、代理赔”管理流程。具体来讲，可从以下两个途径来防范“双代”法律风险：
1.内强管理
从风险管理的角度来看，内强管理属于事前防范手段。所谓“内强管理”，即指加强“双代”委托授权管理的制度建设和落实，努力发挥承保公司和出险地公司之间的网络协同效应，真正做到类似于“左手委托右手”同受一个大脑指挥那样地协调一致，这样便可大大减少由于信息传递失真及管理失控等因素造成越权的法律风险。
2.外协合作
相对于内强管理而言，外协合作则属于事后救济手段。具体来说，其核心就是要把“双代”委托可能产生的法律风险转嫁给系统外部，即委托系统外部的具有独立法人资格的代理人行使查勘、定损等权利，一旦因代理人越权行为给保险公司造成超额赔付等的损失时，保险公司尚可以启动追偿的法律程序予以补救。
一般来说，保险公司可以通过招标的方式确定资信较好的若干家保险公估公司作为代理人，由公估公司在被委托的权限内从事“代查勘、代理赔”工作。一旦公估公司的越权行为给保险公司带来损失，保险公司便可以向公估公司行使追偿权，以此实现风险转嫁的目的。
然而在实践中，委托公估公司“代查勘、代理赔”的操作模式还存在着各种各样认识上的分歧。一些人主张“肥水不流外人田，委托公估公司会增加理赔成本”; 还有一些人主张“委托公估公司会降低全国性财产险公司的网络优势”，等等。
由于缺乏相应的数据作支持，笔者不敢轻易否定上述主张。但笔者认为，在当前的环境下还是应该大力提倡理赔外协的。国内货运险“双代”如果能够因地制宜地交给社会上一些资信较好的公估公司操作，则不仅可以充分发挥保险公司和公估公司各自的比较优势，优化理赔资源，节约理赔成本，提高理赔效率，还可以通过这种合作外协的方式转嫁以往“双代”制度下的法律风险。据悉，深圳一些财产险公司车险业务的现场查勘工作已经部分地委托给公估公司操作。车险业务可以如此，国内货运险业务当然也可以借鉴。那种“肥水不流外人田”和“降低网络优势”的主张显然是计划经济思想的产物，理应被实践所淘汰。
备注：本文发表在《保险研究》2005年第6期，发表时有删节。
作者简介：
齐艳铭，男，律师资格，毕业于中国政法大学经济法系，获法学学士学位。现供职于中国人民财产保险股份有限公司理赔管理部。主要研究方向为经济法、国际贸易法、货物运输保险、责任保险等。曾在国家级刊物发表专业文章10余篇。2004年，被《中国物流与采购》杂志聘为“特约撰稿人”。“从经济和法律的角度诠释第三方物流”一文在2004年第三届中国物流学术年会上获得三等奖。
联系方式：北京市宣武门东河沿街69号中国人民财产保险股份有限公司理赔管理部
邮政编码：100052
联系电话：010-63156688转8530
电子邮件：qiyanming@126.com 或 qiyanming@piccnet.com.cn
关于印发《国家药品监督管理局公文处理办法》的通知
国家食品药品监督管理局
关于印发《国家药品监督管理局公文处理办法》的通知
国药监办[2001]44号
品监督管理局机关各司、室：
《国家药品监督管理局公文处理办法》(以下简称《办法》)已于2001年2月1日局务
会审议通过，现印发你们，请认真贯彻执行。
各省、自治区、直辖市药品监督管理局和国家药品监督管理局各直属单位参照本《办法》
制定本单位的公文处理办法并报送国家药品监督管理局。
特此通知
国家药品监督管理局
二○○一年二月九日
国家药品监督管理局公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使国家药品监督管理局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质
量和办文工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》(国发［2000］23号)制定本办法。
第二条 国家药品监督管理局公文(包括电报，下同)是在国家药品监督管理局行政管理
工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是国家药品监督管理局依法行政和开展
公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有
序的工作。
第四条 公文处理要做到实事求是、精简、高效、及时、准确。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的
安全。
第六条 国家药品监督管理局各级领导应当重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加
强对本机关、本部门公文处理工作的领导和督促检查。
第七条 国家药品监督管理局办公室是国家药品监督管理局公文处理的管理部门，主管
局机关的公文处理工作并指导国家药品监督管理局直属单位和各省、自治区、直辖市药品监
督管理局公文处理工作。
第八条 国家药品监督管理局办公室秘书处负责局机关来文的收办、分办、注办、传递、
督办、发文审核及立卷、归档工作，国家药品监督管理局机关各司、室应有专人负责本部门
公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 国家药品监督管理局公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于国家药品监督管理局依照有关法律、行政法规公布部门规章；宣布施行重大强制
性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单
位不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向社会(包括国际社会)宣布重要的药品监督管理事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的药品监督管理事项。
(五)通知
适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位
办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发
人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、
印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密和工作秘密、商业秘密的公文，承办部门应当根据国家有关保密法律
法规和国家药品监督管理局的有关保密规定标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”
级公文应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当由承办部门根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当
按照《中央和国家机关密码电报使用和管理规定》(厅字［1995］32号)分别标明“特提”、
“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在
前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)国家药品监督管理局上报党中央、国务院、外交部等上行公文应当注明签发人、会
签人姓名。其中“请示”公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机
关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件，应当注明附件名称(全称)和序号。
(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，
由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为
准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。国家药品监督管理局上报国务院的公文和向国务院的委、
部、局以及省、自治区、直辖市人民政府行文，使用国务院公文主题词表标注主题词；向本
局直属单位和省、自治区、直辖市药品监督管理局行文，使用国家药品监督管理局公文主题
词表标注主题词。国家药品监督管理局各直属单位及各省、自治区、直辖市药品监督管理局
向国家药品监督管理局行文，使用国家药品监督管理局公文主题词表标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范
化简称、统称。需要国务院知晓的公文，应抄送国务院。
(十四)公文文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准
和《国家药品监督管理局公文格式细则》执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210×297毫米)，左侧装订。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定：国家药品监督管理局对国务院、国
务院办公厅、国务院委、部、局以及对省、自治区、直辖市人民政府行文，应以国家药品监
督管理局名义；对省一级药品监督管理局行文，应以国家药品监督管理局或办公室的名义；
国家药品监督管理局内设机构除办公室外，不得对省一级药品监督管理局或社会其他单位正
式行文；可以函的形式向国务院委、部、局中的业务对口部门以及省级药品监督管理局和内
设业务对口部门行文，进行业务联系或询问、答复业务工作中的一般性具体问题。凡普发性
文件，答复重大政策性、法规性问题，行批复性文件，一律以局或办公室的名义行文。
国家药品监督管理局机关行文，应坚持逐级行文原则，下级单位不得越级请示或报告。
根据领导要求或工作需要确需越级下达的文件，应抄送受文单位的上级机关。
国家药品监督管理局机关内部的呈批(阅)件，亦应逐级上报。除非特殊情况或局领导专
有交待外，原则上不得越级运行。
第十五条 国家药品监督管理局根据职权可同国务院委、部、局相互行文；可向省级药
品监督管理局行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向省、自
治区、直辖市人民政府正式行文。
第十六条 国家药品监督管理局可同国务院委、部、局联合行文；可与省、自治区、直
辖市人民政府联合行文；可与相应级别的党组织和军队机关联合行文；也可与同等级别的人
民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团
体联合行文，按照党政军群的顺序排列。
第十七条 国家药品监督管理局职权范围内的事务，由国家药品监督管理局自行行文，
重要事项应请示国务院同意后再由国家药品监督管理局行文，并在文中注明经国务院同意。
涉及国务院其他委、部、局职权的事务，应协商有关部门联合行文，联合行文应明确主办部
门。
第十八条 国家药品监督管理局工作中凡涉及国务院委、部、局职权范围的具体问题，
应当直接送有关主管部门处理；国家药品监督管理局需要国务院主管部门批准的事务，应当
直接向主管部门申请，经批准后办理。
第十九条 国家药品监督管理局与国务院有关部门之间，对有关问题未经协商一致，不
得向下行文；国家药品监督管理局内设机构之间，对有关问题未经协商一致，不得向下行文。
第二十条 国家药品监督管理局凡向直属单位或省级药品监督管理局的重要行文，均应
抄送国务院，同时抄送相关部门。
第二十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他主管机
关的，应当用抄送形式；“请示”公文不得抄送下级机关。“报告”公文中不得夹带请示事项。
国家药品监督管理局上报国务院的“请示”公文应一式15份，“法规类请示”一式45份；“报
告”公文一式20份。
向国务院请示的事项要抓紧时间上报，应当给国务院留出研究、决策的时间，一般事项
不得少于两周，紧急事项不少于7个工作日。
国家药品监督管理局各直属单位，各省、自治区、直辖市药品监督管理局向国家药品监
督管理局行“请示”公文应一式3份，报告公文一式10份。
各部门、各单位向国家药品监督管理局请示事项要给局领导留出研究、决策的时间，一
般事项不少于7个工作日，紧急事项不少于3个工作日。
第二十二条 除党中央、国务院领导人直接交办的事项外，不得以国家药品监督管理局
名义向党中央、国务院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第二十三条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、
缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
第二十四条 草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，
并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标
点正确，篇幅力求简短。
(三)制发公文，应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系正确选用文
种。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)制发公文涉及人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文
字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
不得跨层或颠倒排列。
(七)公文中应当使用国家法定计量单位。
(八)公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其
缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、
具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(十)拟制公文时，首页应使用规范的发文格式用纸，草稿的续页用A4型双线横格稿
纸。字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠油笔拟制公文。
第二十五条 拟制公文，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部
门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不
能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建议，并与有关部门会签，属于国家药品
监督管理局与国务院其他部门之间问题，应报请国务院协调或裁定，属于局机关司室之间的
问题，报请局领导协调或裁定。
第二十六条 以国家药品监督管理局名义制发的公文，局领导签发前，应当由办公室秘
书处进行审核，重点审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公
文的有关要求，公文格式是否符合本办法之规定等。未经办公室秘书处审核的文稿，局领导
不予签发。
第二十七条 国家药品监督管理局制发的上报公文，由局长或主持工作的副局长签发；
国家药品监督管理局制发的下行文或平行文，由局长或局长授权的其他副局长签发。局内设
机构制发的公文由司长(主任)或司长(主任)委托副司长(副主任)签发。
涉及局机关各司、室职责范围内的事项，如需以国药监办的文号或办公室名义行文，应
由各司室写出代拟稿，并交本部门司领导审核后，送局领导或办公室领导审核、签发；涉及
局机关几个司室职责的事项，应由主办司室代拟文稿，协办司室会签后，送局领导或办公室
领导审核、签发。代拟文稿部门负责缮印、校对、登记、分发等工作。
文稿一经领导人签发即为定稿，领导签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需改动时，
可按程序提出，经签发人批准后方可改动。
第二十八条 公文正式印制前，办文单位的有关人员应当进行复核，重点是：审批签发
手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。其中上报党中央、国务院的重
要公文，公文印出分发前，应当由办公室秘书处复核。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序再行复审。
第二十九条 公文的印制由文印室严格按照《国家药品监督管理局公文格式细则》中的
规定办理。急件1日内完成，普通件3日内完成，拟稿部门负责校对工作。
公文用印由机要、档案人员按照国家药品监督管理局印章管理办法执行。拟稿部门负责封发
工作。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、
承办、催办等程序。
第三十一条 国家药品监督管理局收到下级机关和其他部门报来的需要办理的公文，办
公室秘书处应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容
是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方政府职权的事项，是否已协
商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
对不符合本办法规定的公文，经办公室领导批准后，退回呈报单位并说明理由。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，由办公室秘书处提出拟办意见，及时
送办公室领导或有关局领导批示或交有关部门办理。紧急公文，应紧急处理。需要两个以上
部门办理的应当明确主办部门。对需要办理的公文，应当根据公文的内容、紧急程度明确办
理时限。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后，应当按规定的时限要求，及时办理，不得延
误、推诿。确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办
理的，应当及时退回办公室秘书处并说明理由。
第三十四条 国家药品监督管理局收到上级机关下发的公文或交办的事项，由办公室秘
书处提出拟办意见，送办公室领导或有关局领导批示后交承办部门办理并明确办理时限。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门
协商，如有分歧，承办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，属于国家药品监
督管理局与国务院其他有关部门的事项，应报请国务院协调或裁定；属于国家药品监督管理
局机关司室之间的事项，可报请局领导协调或裁定。
第三十六条 国家药品监督管理局领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当
明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；无请示事项的，圈阅表示阅知。
第三十七条 送办公室领导或局领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室秘书处要
按照国家药品监督管理局督促检查工作的有关规定负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要
公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕，应当根据国家药品监督管理局档案管理的有关规定和国家
药品监督管理局机关文件材料立卷归档工作程序，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应
当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，
要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关或部门整理(立卷)、归档，其他机关或部
门保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本局负责人兼任其他机关(单位)职务，在履行所兼职务职责过程中形成的
公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条 局机关各司、室应在每年6月底前将上年度办理完毕需归档的文件材料整
理、立卷、确定保管期限，并经本部门领导审核后，向局办公室秘书处移交；办公室应按照
国家档案局有关规定，定期向中央档案馆移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由办公室秘书处和局机关司、室指定专人统一收文、审核、用印、归
档和销毁。
第四十五条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室负
责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
第四十六条 公文的复印件一般不得作为正式公文使用，特殊情况下必须作正式文件使
用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产
生效力。
第四十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室领导批准，可以销毁。
第四十九条 销毁秘密公文，应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
其中销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十条 机关(部门)合并时，全部公文应当随之合并管理。机关(部门)撤销时，需要
归档的公文整理(立卷)后，按有关规定移交上级档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十一条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章 附 则
第五十二条 国家药品监督管理局制定的局令，由办公室政策法规处依照有关规定处
理。外事方面的公文，依照外交部的有关规定处理。
第五十三条 公文处理中涉及电子文件的处理，按国务院有关规定执行。
第五十四条 建立、完善和落实督查制度，办公室秘书处和局机关各司、室应当按照国
家药品监督管理局督促检查工作的有关规定加强政务督促检查工作，确保政令畅通。
第五十五条 本办法由国家药品监督管理局办公室负责解释。
本办法自2001年3月1日起施行，1998年8月印发的《国家药品监督管理局公文处理
办法(试行)》同时废止。